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  • Les dates clés pour organiser votre participation à un salon professionnel

    Par Jean Yves BINELLO - 23/6/2020

    La préparation de votre participation à un salon professionnel ne se fait pas en un jour. Vous devez vous y prendre plusieurs mois avant le jour de l’évènement. Cela vous évitera de négliger des détails importants. À des dates clés, des démarches doivent être entreprises pour bien organiser votre participation à un salon professionnel. Avec Stand 3D, vous avez la possibilité d'avoir des stands 100 % personnalisés (combiner des profilés, structures avec bords et angles arrondis, profilés full graphic, cadres led,..)

    Les préparatifs 12 mois avant l’exposition

    À un an de l’exposition, commencez par faire un repérage des salons afin de trouver celui qui vous convient le plus. S’il y en a un qui retient particulièrement votre attention, cherchez à en savoir plus sur sa notoriété avant de faire votre choix définitif. On note que les objectifs que vous souhaitez atteindre à cette rencontre doivent être bien définis à 12 mois du salon. Aussi, il est important d’entrer en contact avec l’organisateur afin de vous informer des modalités de réservation. Une fois que c’est fait, prenez vos dispositions pour vite vous inscrire dès l’ouverture des inscriptions. La désignation d’un chef de projet est nécessaire pour piloter l’organisation.

    Les actes à poser de 10 à 9 mois avant l’évènement

    À 10 mois du salon, vous devez définir le budget qui sera alloué à votre participation. C’est aussi à ce moment que le cahier des charges pour le stand doit être élaboré et diffusé auprès des standistes. Pensez aussi à réserver des hôtesses. À 9 mois du salon, l’élaboration du plan de communication qui sera suivi au salon est primordiale. Il est également nécessaire de produire un cahier des charges relatif aux vidéos et aux supports commerciaux.

    Les points à considérer de 8 mois à 6 mois avant le jour J

    À 8 mois de l’ouverture du salon, vous devez créer le fichier de contacts presse. Et à 6 mois, des démarches sont à entreprendre pour la réservation de l’hébergement et la restauration de vos collaborateurs qui prendront part à l’évènement. En cas de nécessité, n’hésitez pas à réserver un véhicule.

    Ce qu’il faut faire de 5 mois à 2 mois avant la tenue du salon

    Vous êtes à 5 mois du salon. Bougez-vous et confectionnez les supports commerciaux, tels que les flyers, cartes de visite et dépliants. Il peut, également, être indispensable de créer des pages spécifiques liées à l’évènement sur votre site internet. À 4 mois du salon, concentrez-vous sur l’élaboration du dossier de presse et des éventuelles annonces à faire sur le web. À 2 mois, il sera question d’identifier vos prospects et les clients que vous inviterez au salon. Vous devez aussi penser à planifier les journées et faire un communiqué de presse afin d’informer les journalistes de l’évènement.

    Les préparatifs à 1 mois

    Le salon se tiendra dans 1 mois. Vous n’avez plus trop de temps et vous devez commencer à distribuer le dossier d’organisation de l’évènement aux équipes mises sur pied. Il faudrait qu’à partir de ce dossier, on sache clairement comment la journée se passera, qui contacter en cas de problème, les modalités d’accès au stand, les invitations à lancer aux clients et prospects et le planning de présence sur le stand.

    Les derniers réglages avant le jour J

    Pour être sûr que rien n’a été oublié, il est important de faire les derniers réglages avant le jour J. Ainsi, à 2 semaines du début du salon, relancez vos clients et prospects que vous avez invités. Il est également nécessaire d’alerter à nouveau vos contacts presse afin qu’ils placent l’évènement parmi leurs priorités. À 2 semaines du salon, vous devez absolument réceptionner votre stand et procéder au contrôle de celui-ci afin d’avoir l’assurance que tout est parfait. À 1 semaine de la rencontre, faites une réunion avec vos équipes sur le stand. Il sera question de les mettre en confiance et de connaitre toutes leurs inquiétudes afin de les dissiper rapidement. Aussi, à 7 jours du salon, tous les éléments de la logistique à déployer au salon doivent être bien en vue. Enfin, le jour J, la mise en place du stand sera effective et les animations commerciales débuteront.

    Bien choisir votre stand, suivez le guide !

    Un stand réussi est primordial pour le succès d’un salon ou d’une exposition.

    Jean Yves Binello 23/6/2020

    Quels supports de communication choisir en extérieur ?

    Tout comme la communication intérieure, notamment sur un stand d’exposition, la communication extérieure dispose aussi de son lot de supports publicitaires.

    Jean Yves BINELLO23/6/2020

    Pourquoi choisir un stand modulaire ?

    Une entreprise qui communique régulièrement participe en moyenne à 5 événements professionnels chaque année.

    Jean Yves BINELLO23/6/2020

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