Voici 5 conseils judicieux vous permettant de planifier au mieux un évènement, si les moyens attribués sont légers. Des astuces idéales pour un petit budget et une grosse réussite.
Les grosses entreprises peuvent se permettre d’organiser un évènement sans trop regarder aux dépenses. Cependant lorsque les moyens sont limités, organiser un événement peut relever du casse-tête pour gérer un petit budget. Voici des conseils utiles pour planifier un évènement réussi pour votre entreprise lorsque chaque euro dépensé est important.
Choisir le bon moment est important avec un petit budget
C’est un paramètre très important à prendre en considération. Certaines époques de l’année voient fleurir les évènements divers et variés. Cela fait mécaniquement grimper les prix de location de salle et de matériel. Choisissez une date d’évènement en basse saison et vous pourrez négocier les tarifs de location de salle bien plus intéressants pour votre budget serré.
Cherchez des volontaires
L’organisation d’un évènement nécessite du personnel. Qu’il s’agisse de la décoration ou des réglages de détails, de transport de matériel ou autre, il est nécessaire d’avoir des personnes pour le faire. Payer un prestataire pour qu’il s’en charge et les couts s’envoleront pour un petit budget. Pensez à utiliser des personnes de votre entreprise ou, mieux encore, des stagiaires désœuvrés.
Passer d’un petit budget à un gros avec des sponsors
Et si vous faisiez payer votre évènement par une autre entreprise ou tout au moins une partie ? C’est souvent d’ailleurs le cas avec les gros salons. Rappelez vous cependant que les deux parties doivent en tirer profit. Avez-vous un ou plusieurs fournisseurs qui seraient heureux de vous aider avec votre budget serré et avoir en contrepartie, un peu de publicité.
Misez sur le numérique pour économiser sur vos dépenses
Le numérique présente un énorme avantage par rapport au papier d’être gratuit. Tout organiser en numérique plutôt que sur papier, envoyer des invitations par email plutôt que par courrier pourra vous faire économiser encore un peu davantage.
Surveillez régulièrement votre budget
La dernière recommandation porte sur la gestion de votre petit budget. Il est conseillé de noter au quotidien les dépenses. Il est évidemment fréquent de ne pas voir les dépenses s’envoler et ne s’en rendre compte qu’après coup.