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  • Comment reporter son évènement ?

    Par Armelle Demoulin - 25/1/2021

    En cas de force majeure, reporter son évènement devient la solution la plus probable afin d’éviter les problèmes. C’est le cas en ce moment, à l’heure où la COVID fait des victimes dans le monde entier. Nous avons aujourd’hui comme seul recours le report ou l’annulation.

    Si vous n’êtes pas obligés de faire une croix sur votre projet, essayez toutes les alternatives qui s’offrent à vous. La technologie propose aujourd’hui plusieurs manières de se faire connaitre en ligne. Les évènements virtuels s’enchainent en ces temps de crise. Pourtant cette solution n’est pas toujours appréciée par tous. Pour beaucoup, l’expérience en face à face doit être gardée. Ceci est un véritable défi à relever.

    Communiquer immédiatement sur les circonstances

    Nous ne cessons de le répéter, la réactivité c’est la clef. Nen événementiel vous devez agir rapidement. Les surprises font parties du quotidien des professionnels de ce secteur Mais elles ne sont pas toujours bonnes, vous devez avoir un plan de secours, voire plusieurs. N’attendez pas que votre boite de réception ou vos pages sur les réseaux soient inondées de questions.

    De plus, en situation de crise, ces commentaires ne sont pas toujours positifs. Restez au courant de l’évolution des circonstances et informez rapidement votre public.

    Gérer ses collaborateurs externes

    Reporter un événement provoque tout un chamboulement de votre organisation. Cela ne vous concerne pas uniquement mais aussi tou ceux qui travaillent avec vous. Il s’agit principalement de vos partenaires et prestataires. Ces entités ou personnes doivent être averties de votre décision avant le public.

    Prenez le temps de les appeler pour leur faire part de ce changement directement. Confirmez cela par un mail officiel par la suite. Vous devez gérer cette crise avec vos partenaires. Voyez s’il y a une manière de discuter des solutions possibles. Trouver les meilleures démarches ensemble.

    Il est toujours mieux de régler les problèmes à l’amiable avant de se référer au contrat. Cela pourrait éviter les frais, sans pour autant mettre les différentes parties en perte. Un terrain d’entente est toujours possible pour le report d’un évènement. Pour certains cas, les décisions seront prises par rapport au contrat signé au préalable.

    Reporter son évènement : comment rassurer le public ?

    Une fois les solutions mises au point avec vos partenaires et prestataires, vous devez en aviser le public. Allez vous rembourser les inscriptions ou les billets ? Ou seront-ils valables pour la nouvelle date ?

    Donnez souvent de vos nouvelles pour monter que vous pensez à vos participants. Cela vous permettra de viser un nouveau public. Si vous aviez prévu un festival, publiez des vidéos de performances d’artistes depuis chez eux par exemple. Pour les conférences, les intervenants prévus peuvent offrir quelques séances de partage de temps en temps.

    Cependant soyez certain de ce que vous dites. Vous ne devez pas revenir sur le même sujet et changer de propos par la suite. Reporter son évènement sans communiquer une date immédiatement est autorisé. Veuillez simplement à rassurer vos participants sur les solutions vis à vois de ce report. Soulignez aussi la continuité de cette communication que vous avez déjà entamée.

    Comment reporter son évènement ?

    En cas de force majeure, reporter son évènement devient la solution la plus probable afin d’éviter les problèmes.

    Armelle Demoulin25/1/2021

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